雲端電子郵件和協作保護 也提供關鍵字提取作為一種簡化的關鍵字方式，使您能夠快速識別 Box 文件中包含的敏感信息，並創建規則以限制或防止資料防護的傳輸。

配置關鍵字提取

步驟

  1. 選擇Keyword Extraction。
  2. 選擇Enable Keyword Extraction。
  3. 配置Rules設定。
    1. 在File Format中，選擇一個或多個檔案格式以應用此條件。
      注意
      注意
      雲端電子郵件和協作保護 掃描文字和 PDF 檔案中的指定關鍵字，以及 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 檔案的頁首、頁尾和屬性。
    2. 選擇Contain Type以指示條件的標準。
    3. 在Keywords文字框中指定一個關鍵字進行掃瞄，然後點選新增。
      關鍵字出現在空白區域。
      雲端電子郵件和協作保護 掃描檔案中的指定關鍵字，當內容符合關鍵字時觸發關鍵字提取規則，包括內容左右兩側帶有以下分隔符的內容：「\t」、「\n」、「\r」、「,」、「.」和空格。
      以關鍵字 僅供內部使用 為例。雲端電子郵件和協作保護 當內容包含 Internal Use Only. 時觸發關鍵字提取規則，而當內容包含 aaINTERNAL USE ONLYbb 時則不觸發。
    4. （可選）重複上述步驟以為所選的檔案格式添加更多關鍵字。
      注意
      注意
      （選擇性）點選匯入，從文字檔案中批量匯入現有的關鍵字。請確保檔案中的每一行都包含一個關鍵字。
      （可選）選擇一個或多個關鍵字，然後點選Remove Selected以刪除關鍵字。
    5. 點選Add to Rule List。
      注意
      注意
      該設定顯示在Rule List表格中，每行一個檔案格式。
      您可以為單一檔案格式多次添加關鍵字，所有這些關鍵字將被合併為一條規則。
    6. 如果您需要為檔案格式設定另一個條件，可以選擇性地重複步驟 a 到 e。
      注意
      注意
      雲端電子郵件和協作保護 將 Contain 和 Not Contain 條件分別在每個檔案格式中分成兩個規則。它使您能夠分別為每個條件規則設定動作。
    7. （選擇性）點選Export以匯出所有已配置的關鍵字。
    8. 從下拉清單中為每個規則選擇一個動作。
      在針對檔案格式的兩個獨立規則的情況下，雲端電子郵件和協作保護 會對符合規則中關鍵字的檔案採取優先級較高的動作。這些動作的優先級從高到低依次為：刪除、隔離、暫不處理。
      選項
      說明
      刪除
      雲端電子郵件和協作保護 刪除檔案並使用原始檔案名稱和 .txt 替換為佔位符。
      隔離
      雲端電子郵件和協作保護 將檔案移至受限存取的資料夾，從而消除對受保護 Box 的安全風險。
      暫不處理
      雲端電子郵件和協作保護 將檢測記錄在日誌中，並保持文件不變。
    9. （可選）點選垃圾桶圖示以刪除相應的規則。
  4. 配置處理行動設定。
    選項 說明
    通知
    雲端電子郵件和協作保護 根據 通知 設定向管理員或使用者發送通知電子郵件訊息。
    不要通知
    雲端電子郵件和協作保護 只對檔案執行已配置的操作，並且不會發送任何通知電子郵件訊息。
    顯示進階選項
    指定在檔案被隔離或刪除時取代原始檔案內容的文字。
  5. 配置通知設定。
    選項 說明
    通知管理員
    指定訊息詳細資訊以通知管理員雲端電子郵件和協作保護檢測到安全風險並對電子郵件訊息、附件或檔案採取了行動。
    設定通知閾值以限制發送通知訊息的數量。閾值設定包括：
    • Send consolidated notifications periodically：雲端電子郵件和協作保護 發送一封電子郵件，匯總一段時間內的所有通知。請在框中輸入一個數字並選擇小時或天來指定時間段。
    • Send consolidated notifications by occurrences：雲端電子郵件和協作保護 發送一封電子郵件，匯總一定數量的正在過濾操作通知。請在框中輸入一個數字以指定資料防護事件的次數。
    • 發送個人通知：雲端電子郵件和協作保護每次都會發送電子郵件通知雲端電子郵件和協作保護執行過濾操作。
    通知使用者
    Box：指定通知上傳檔案的使用者訊息詳細資訊，告知雲端電子郵件和協作保護檢測到安全風險並對其檔案採取了行動。
    選擇Do not notify external user核取方塊（可選）。這允許管理員選擇不通知最終使用者違規詳情，如果違規使用者不屬於您組織。
    注意
    注意
    指定通知訊息時，請包含相關的標記並根據需要編輯訊息內容。有關標記的詳細資訊，請參閱 代幣列表。