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Falsch gesendete E-Mails sind Nachrichten, die versehentlich an die falschen Empfänger gesendet werden, was zu Datenlecks und Compliance-Problemen führen kann. Um dies zu verhindern, können Sie Cloud-E-Mail- und Zusammenarbeitsschutz so konfigurieren, dass mögliche falsch gesendete E-Mails erkannt und Benutzer benachrichtigt werden, bevor die Nachrichten zugestellt werden. Diese Funktion gilt nur für Exchange Online, und die Erkennungseinstellung gilt für alle Benutzer in Ihrer Organisation, für die das Add-In für Outlook bereitgestellt ist, unabhängig davon, ob sie in einer aktivierten Richtlinie enthalten sind.
Um fehlgeleitete E-Mails zu identifizieren, analysiert Cloud-E-Mail- und Zusammenarbeitsschutz den Versandverlauf jedes Benutzers und lernt dessen normale Kommunikationsmuster. Wenn ein Benutzer eine E-Mail sendet, wird die Nachricht vor der Zustellung gescannt. Wenn der Empfänger nicht dem üblichen Muster des Benutzers entspricht, wird die Nachricht als möglicherweise fehlgeleitete E-Mail identifiziert. Die Erkennungsgenauigkeit hängt von der Menge des verfügbaren Versandverlaufs ab und verbessert sich im Laufe der Zeit. TrendAI empfiehlt, mindestens 30 Tage Versandverlauf zuzulassen, bevor Sie sich auf die Erkennungsergebnisse verlassen.
Die Erkennung basiert auch auf einem Add-In für Outlook, das Benutzer warnt, bevor eine möglicherweise fehlgeleitete E-Mail gesendet wird. Sie stellen dieses Add-In für Ihre Benutzer über das Microsoft 365 Admin Center bereit.
Bevor Sie die Erkennung fehlgeleiteter E-Mails konfigurieren, muss Exchange Online in Cloud-E-Mail- und Zusammenarbeitsschutz bereitgestellt werden. Das Add-In für Outlook muss ebenfalls für Ihre Benutzer bereitgestellt und die erforderlichen Berechtigungen mit Administratorzustimmung erteilt werden.

Prozedur

  1. In Cloud-E-Mail- und Zusammenarbeitsschutz gehen Sie zu Richtlinie → Allgemeine Einstellungen → Weitere Einstellungen → Erkennung fehlgeleiteter E-Mails.
  2. Stellen Sie das Add-In für Outlook für Ihre Benutzer im Microsoft 365 Admin Center bereit.
    Während der Bereitstellung verwenden Sie den auf der Einstellungsseite angezeigten Link zur Manifestdatei, um das Add-In hochzuladen.
  3. Klicken Sie auf Admin-Zustimmung erteilen und erteilen Sie die Zustimmung für die Berechtigungen, die das Add-In benötigt.
    Das Add-In kann fehlgeleitete E-Mails erst erkennen, wenn die Zustimmung des Administrators erteilt wurde.
  4. Aktivieren Sie die Option Misdirected email detection.
  5. Wählen Sie die Aktion aus, die ergriffen werden soll, wenn eine fehlgeleitete E-Mail erkannt wird:
    • Benutzer warnen: Zeigt dem Benutzer eine Warnung an und lässt ihn entscheiden, ob er die E-Mail trotzdem senden, den Empfänger ändern oder das Senden abbrechen möchte.
    • Übergehen: Erlaubt, dass die E-Mail gesendet wird. Das Erkennungsergebnis wird im Erkennungsprotokoll aufgezeichnet.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
Wenn die Erkennung fehlgeleiteter E-Mails aktiviert ist und ein Benutzer eine Nachricht sendet, die nicht mit seinen etablierten Kommunikationsmustern übereinstimmt, führt Cloud-E-Mail- und Zusammenarbeitsschutz die konfigurierte Aktion aus und zeichnet die Erkennung im Erkennungsprotokoll auf.